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Atrapado en tu correo electrónico

Una de las herramientas más productivas en la actualidad es el correo electrónico, sin embargo si no se usa adecuadamente, puede convertirse en un factor de stress para los usuarios.

Hay empresas que buena parte de su comunicación interna la llevan a cabo usando este medio, pero sabemos que la eficacia de su uso depende “del usuario”.

Hace poco vino una persona a una sesión de coach. Le veía un tanto estresado y en su voz denotaba cierta tensión. Se le dejo platicar sobre su sobrecarga de trabajo y cómo le estaba afectando. Comentaba que salía de trabajar y se llevaba la sensación de cierta inutilidad.

Le pregunté que si podía tener acceso  a su correo desde cualquier sitio. Me dijo que sí y lo llevé a una computadora de mi empresa para que abriera su correo electrónico.

La bandeja de entrada tenía más de trescientos correos ya leídos, con antigüedad de cuatro meses o más y cinco que  aparecían como no leídos. Tenía 36 carpetas para clasificar sus mails en las que había muchos sin leer aún. Me confirmó que el correo era el medio más usado en su empresa para comunicarse.

Tenía además un sistema de colores e iconos para determinar pendientes, seguimiento, importantes etc.

No te cuento las razones que me dio para no borrar los correos y depurar sus bandejas. Solamente le pedí que el resto de la sesión lo dedicara a borrar y clasificar correos por lo menos de su carpeta de entrada. Se le dieron las siguientes recomendaciones:

1. Al igual que se recomienda con los papeles, para ahorrar tiempo, no tocarlos más de una vez; por lo que cuando se leen los correos, habrá que decidir si requieren alguna acción, que se tomará de inmediato, clasificarlos o borrarlos.

Es sorprendente pero afirman los versados en estos temas, que el 90% de los correos que recibimos son candidatos a ser borrados.

1. Dejar la bandeja de entrada totalmente limpia todos los días, da una sensación psicológica de no tener pendientes.
2. Los correos que requieren seguimiento archivarlos y revisarlos diariamente, esto ayudará a que cumplan su fin. Una vez que ya lo cumplieron, borrarlos.
3. Que tus carpetas de clasificación no sean un instrumento para posponer cosas, esto es, los clasificas y guardas porque vale la pena no porque sean un sustituto de tu bandeja de entrada.
4. Dedica un tiempo específico para revisar los correos, no trates de leerlos y responder en el momento en que llegan, no terminarás nunca
5. Te recuerdo, aunque ya está mencionada brevemente el uso de las tres “R”s

Revisarlo

Responderlo

Removerlo

Cuando un correo o documento en papel no se maneja eficientemente, se acumulan, desorganizando nuestro trabajo y desperdiciando tiempo invaluable. Si no puedes hacer uso de una de las tres “R”s con tus correos y documentos en tu vida, no tienes un problema de organización tu problema es de Toma de Decisiones.

José Luis Castañeda Lerma